Gemeente Kortemark

Bezoekersreglement gemeentelijk archief Kortemark

Goedgekeurd in zitting van 26 september 2005

OPENBAARHEID EN INZAGERECHT

Artikel 1: Het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur van 26 maart 2004 houdt in dat:
Eenieder die dat wenst kan aan een bestuursinstantie die openbaarmaking van een bestuursdocument vragen. Alle bestuursdocumenten zijn in principe openbaar.

Artikel 2: Die openbaarmaking omhelst de verzoeker inzage te verlenen, hem een afschrift te geven of hem uitleg te verschaffen over een bestuursdocument.

Artikel 3: Het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur van 26 maart 2004 bepaalt dat de gemeente een verzoek om openbaarmaking kan afwijzen als één van de bepalingen uit artikelen 10 tot en met 15 van toepassing zijn.

Artikel 4: Het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur bepaalt dat de gemeentesecretaris de aanvragen in het kader van de openbaarheid van bestuur beantwoordt.

WERKING ARCHIEF

Artikel 5: Het archief is kosteloos toegankelijk voor het publiek en dit van maandag tot en met vrijdag van 9.00 uur tot 12.00 uur, mits voorafgaandelijke afspraak.

Artikel 6: Jassen, boekentassen, GSM’s en andere voorwerpen die niet strikt noodzakelijk zijn voor de raadpleging van de documenten, zijn verboden in het archief.

Artikel 7: In het archief mag er niet gerookt, gegeten of gedronken worden.

Artikel 8: Elke bezoeker legitimeert zich met een officieel document, identiteitskaart of ander. Bij elk bezoek tekent de onderzoeker het bezoekersregister. In het register worden datum, naam, adres, reden opzoeking en uren genoteerd. Deze gegevens worden door een handtekening bevestigd.

Artikel 9: De archivaris oriënteert de bezoeker. Hij doet geen opzoekingen voor derden.

Artikel 10: De archivaris kan de toegang tot het archief verbieden aan al wie het bezoekersreglement overtreedt, de studiesfeer of de openbare orde en rust verstoort.

RAADPLEGING VAN DOCUMENTEN

Artikel 11: De documenten worden uitsluitend in het archief geraadpleegd onder toezicht van de archivaris.

Artikel 12: De onderzoekers hebben geen toegang tot de magazijnen.

Artikel 13: De onderzoeker kan zelf de in het archief ter beschikking staande handbibliotheek raadplegen. Na raadpleging zet hij de boeken op de juiste plaats in de rekken terug.

Artikel 14: Bij de raadpleging van de documenten leeft de onderzoeker volgende regels na: de documenten moeten met zorg behandeld worden, het is niet toegestaan bescheiden uit archiefmappen te halen en de ordening van de bescheiden te wijzigen, de documenten worden noch op de grond gelegd noch gekreukt of geplooid, het is verboden enige aanduiding of schrapping aan te brengen, te calqueren of scherpe voorwerpen, lijm, tape of corrector te gebruiken. De archivaris is gerechtigd de bezoekers de nodige richtlijnen te geven.

Artikel 15: De bescheiden mogen worden gefotokopieerd, gefotografeerd of gefilmd mits toestemming van de archivaris. Voor documenten die vallen onder de auteurswet kan reprografie slechts na schriftelijke toestemming van de auteur. Voor commercieel gebruik wordt een reproductierecht gevraagd. Enkel de archivaris maakt de fotokopieën aan. De tarieven voor het bekomen van fotokopieën worden in het archief bekend gemaakt.

Artikel 16: Gewaarmerkte afschriften of kopieën van documenten kunnen bekomen worden overeenkomstig de vigerende reglementering op de afgifte van administratieve stukken, goedgekeurd door de Gemeenteraad.

Artikel 17: Aan particulieren wordt in geen geval archief in bruikleen gegeven. Voor tentoonstellingen, wetenschappelijk onderzoek, microfilmering en restauratie kunnen bescheiden uitgeleend worden. Alle aanvragen worden voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen, dat beslist na advies van het diensthoofd archief. De uitgeleende stukken zullen worden verzekerd van nagel tot nagel en worden tentoongesteld in goede materiële omstandigheden, zoals beschreven in de voorwaarden voor bruikleen.

PUBLICATIES

Artikel 18: Wie een publicatie laat verschijnen waarvoor gebruik gemaakt is van om het even welke informatie die berust in het gemeentelijk archief van Kortemark, moet het gemeentelijk archief van Kortemark als vindplaats van de bronnen vermelden, graag volgens de formulering aangereikt door de archivaris. Hij/zij is ertoe gehouden een exemplaar van deze publicatie aan het gemeentelijk archief van Kortemark te schenken.

PRAKTISCHE INLICHTINGEN

Artikel 19: De praktische inlichtingen omvatten:

Gemeentelijk archief Kortemark

Gemeentehuis Kortemark
Stationsstraat 68 – 8610 Kortemark
Tel.:     051/56 81 21
Fax:     051/57 51 20
E-mail: archief@kortemark.be 

Correspondentieadres

Gemeentebestuur Kortemark
Archief
Stationsstraat 68
8610 Kortemark

Openingsuren
Maandag tot en met vrijdag
9 – 12 uur

Opzoekingen archief enkel na telefonische afspraak met Mevr. Gerda Hendryckx - 051 57 51 31

Praktisch

Archief

Gemeentehuis Kortemark

Stationsstraat 68

8610 Kortemark

 

Tel. 051 57 51 31
Fax 051 57 51 20

Openingstijden

Het archief is kosteloos toegankelijk voor het publiek en dit mits voorafgaandelijke afspraak. De aanvraag kan gebeuren via mail archief@kortemark.be of telefonisch op 051/56 81 21.